Версия для слабовидящих Версия для слабовидящих

Как писать и отвечать на письма в отпуске

Как писать и отвечать  на письма в отпуске
Алексей Бабушкин эксперт по нетворкингу
автор статьи:
Алексей Бабушкин,
эксперт по нетворкингу,
бизнес-тренер

Лето и начало осени – традиционная пора отпусков. Хотя кто-то предпочитает урвать последние теплые деньки и отправиться отдохнуть на море в бархатный сезон. Оглядываясь на прошедшие теплые месяцы, я заметил, что часть отправленных электронных писем оставались без ответа...

Некоторых из моих деловых партнеров, с которыми мне нужно было связаться летом и в начале осени, не было на месте. В ответ на свое письмо, я получал ответ «Нахожусь в отпуске до такого числа и прочитаю ваше письмо, когда выйду на работу».

В этой ситуации есть несколько моментов, которые важно учесть и получателю и отправителю.

Тому, кто уходит в отпуск

1
Если вы не хотите отвлекаться на рабочие письма в отпуске, то установить автоматическое уведомление – отличный вариант. Этим вы покажете, что письмо получено и объясните причину, почему не можете оперативно на него ответить. Указание даты возвращения – хорошее дополнение, которое избавит вас на этот срок от других писем этого адресата.

2
Укажите альтернативный способ связи для решения вопроса. Если вы готовы в нетерпящих отлагательства обстоятельствах сами принять вызов, то можете оставить свой мобильный или домашний телефон. Но учтите, ВСЕ задачи окажутся важными и неотлагательными. Вы рискуете испортить себе отпуск постоянными ответами на звонки. Более того, они продолжатся даже, когда вы выйдете из отпуска. Лучше указать контакты вашего заместителя или иного лица, компетентного в решении вопросов.

3
Если у вас есть штатный заместитель и вы готовы перепоручить ему переписку, вы можете на период своего отпуска временно настроить автоматическую пересыпку писем на его почтовый ящик. Тогда автоматическое уведомление не понадобится. Заместитель в ответном письме сам объяснит адресату почему отвечает именно он.

4
Не пишите в автоматическом уведомлении, что вы ОТВЕТИТЕ на письмо, как только вернетесь на рабочее место. Во-первых, надобность в решении вопроса у вашего респондента уже может отпасть. Во-вторых, у вас может накопиться столько писем, что на их разбор и ответ ВСЕМ понадобится уйма времени. Так что давать такие обещания не стоит, чтобы не показаться необязательным человеком. Если человеку еще будет актуально, он свяжется с вами повторно или решит вопрос с кем-то еще до вашего прибытия.

Советы получателю

1
Если вы получили подобный ответ на своё письмо, то оцените, располагаете ли вы временем, чтобы дождаться собеседника из отпуска. Если нет, ищите альтернативные способы.

2
Не торопитесь звонить на личный номер отпускника. Вы же не хотите стать причиной плохого настроения и тем самым испортить ваши отношения. На отдыхе ему не до вас и ваших проблем.

3
Если поиски людей, способных решить ваш вопрос не увенчались успехом, а его решение не терпит отлагательств, то прежде чем обрушивать шквал проблем на голову отпускника, извинитесь за звонок, поинтересуйтесь как проходит отдых, постарайтесь вызвать у собеседника приятные воспоминания об уже пережитых впечатлениях. Только после этого объясните причины вызванного беспокойства.

4
Если время терпит, то продублируйте своё     письмо после возвращения отпускника. Только не делайте этого сразу, как он выйдет на работу. Исследования показали, что выход после отпуска и разбор накопившихся писем – это огромный стресс. Дайте человеку время адаптироваться, разгрести накопившиеся вопросы, разобрать почту, втянуться в рабочий ритм. Обычно 2-5 дней для этого вполне хватает.

5
Начните своё письмо со слов, рождающих приятные воспоминания об отпуске, и признании незаменимости собеседника.

Если в следующий раз вы получите письмо с автоматическим ответом или вам самим только предстоит отпуск, то воспользуйтесь этими рекомендациями.

Алексей Бабушкин, эксперт по нетворкингу

Фото Алексея Бабушкина


© Все права на тексты и фото принадлежат авторам. При перепечатке или цитировании обязательно указание автора и активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией.



Получать журнал бесплатно